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En su nivel fundamental, el cumplimiento se trata de asegurarse de que las personas que tiene vendiendo productos estén autorizadas para venderlos y lo estén haciendo de inmediato Y de la manera correcta. Es probable que algunos esfuerzos de cumplimiento ya estén integrados en sus actividades diarias, como la contratación de corredores. Pero en sus esfuerzos por dedicar tiempo y dinero únicamente a las personas adecuadas, ¿realmente está gastando dinero innecesario sin reducir realmente el riesgo de cumplimiento?
La gestión de corredores para productores de seguros con licencias de valores que venden productos híbridos y variables no es una tarea fácil. No solo está lidiando con la supervisión nacional de FINRA, también está lidiando con el marco regulatorio difícil de manejar de la industria de seguros. Eso significa que está respondiendo a más de 50 jurisdicciones diferentes en sus intentos de cumplir.
Mientras que los departamentos estatales de seguros tienden a enorgullecerse de tener un enfoque de educación primero en su cultura regulatoria, FINRA, y la SEC, tienden a adoptar una línea más dura. Y, con productos de seguros variables cerca de la parte superior de la lista como “principal fuente de quejas de los inversores”, la gestión del cumplimiento y el corredor de líneas variables es primordial para los transportistas y las MGA o MGU que desean evitar tropiezos regulatorios (y las sanciones que los acompañan).
¿Cuál es el ciclo de vida del corredor de líneas variables?
El ciclo de vida de un corredor de líneas variables en cualquier operador determinado es el período desde la incorporación hasta la baja (o terminación), y lo que se necesita para administrar su cumplimiento en cada punto intermedio.
Algunas facetas del negocio de líneas variables hacen que esto sea más difícil que con un corredor con licencia estricta de valores o un productor con licencia estricta de seguros:
- Un corredor en este caso tendrá dos fuentes regulatorias diferentes contra las cuales deberá validar sus datos.
- Es posible que tenga varios equipos de cumplimiento interno en diferentes verticales comerciales que sean responsables de esta función.
Gestión del cumplimiento durante la contratación de corredores
Aquellos que reclutan corredores de líneas variables pueden hacer una verificación de cumplimiento de alto nivel durante el reclutamiento, como buscar el nombre de un posible corredor en línea para ver los titulares importantes que aparecen. Quizás busquen un nombre en BrokerCheck y el Registro Nacional de Productores de Seguros (NIPR) para asegurarse de que el profesional financiero al que se dirigen califique para vender productos variables.
Si bien estos son pasos básicos en el proceso de prospección y contratación, muchas personas no los consideran actividades de cumplimiento. Pero en su nivel fundamental, el cumplimiento se trata de asegurarse de que las personas que tiene vendiendo productos puedan venderlos y de la manera correcta. Por lo tanto, en sus esfuerzos por asegurarse de que solo está gastando dinero y tiempo en las personas adecuadas, es probable que ya esté incorporando alguna versión de cumplimiento en sus esfuerzos de contratación.
6 requisitos para incorporar un bróker de línea variable
La incorporación de su corredor de líneas variables recién contratado está inextricablemente vinculada con el cumplimiento. Con la tecnología adecuada y los procesos sencillos implementados, esta es una oportunidad para sorprender a sus nuevos empleados con una recopilación de datos sin fricciones, rentable y en tiempo.
O es un ejercicio de repetición que aturde la mente, donde múltiples equipos de la misma empresa hacer a cada corredor una nueva línea de preguntas que son 80 por ciento lo mismo.
Sin embargo, independientemente de si se trata de un proceso manual o automatizado, durante la incorporación debe:
- Recopilar datos básicos. Esto incluye:
- Prueba de que el corredor mantiene una política de E&O
- Información sobre huellas dactilares/verificación de antecedentes
- W-9
- Obtener acuerdos relevantes firmados. Los corredores y las entidades con las que trabajan y representan deben tener un contrato de trabajo, por lo que es esencial enviar borradores de un lado a otro y almacenar el borrador final. Con los corredores de líneas variables, esto también puede incluir aprobaciones no solo de los transportistas relevantes o MGU, sino también de cualquier firma registrada o corredores de bolsa que represente el corredor.
- Verifica las licencias de seguros estatales. Su corredor debe tener una licencia activa de seguros de vida o una licencia específica variable en cada línea de negocio y estado en el que venderá negocios, tanto en su propio estado como en el de sus clientes. Esto significa recopilar el número de productor nacional (NPN) para validarlo contra el Registro Nacional de Productores de Seguros (NIPR).
- Verifique su número de Depósito de registro central (CRD). Sus corredores variables deben tener un registro FINRA, haber aprobado un examen de la Serie 6 o la Serie 7, y deben tener un registro de corredor de bolsa. Desafortunadamente, si no se da cuenta de que su corredor proporcionó el CRD incorrecto, este puede ser un proceso laborioso y doloroso. Por ejemplo, en muchos estados, una empresa que vende rentas vitalicias variables debe tener su propio CRD, y es bastante común que los corredores mezclen el CRD de su empresa con el suyo propio.
- Hacer citas. En la mayoría de los estados, los transportistas son responsables de reportar los productores activos al estado, aunque algunos estados solo requieren que esto sea una documentación interna. Aún otros requieren que los transportistas designen agencias pero no productores individuales. Usted es responsable de cumplir con la ley de cualquier estado en el que opere, incluidos varios estados con reglas contradictorias.
- Verifique el entrenamiento de la anualidad. Muchos estados requieren que los corredores que venden anualidades tengan una cierta cantidad de horas de capacitación específica sobre anualidades antes de que se les permita vender al público, y esto es algo que debe verificar antes de que un corredor se incorpore por completo.
Cómo administrar mejor el cumplimiento continuo de los corredores
Puede ser fácil descartar los controles de cumplimiento como algo que sucede solo una vez, al comienzo de la relación, pero nada más lejos de la realidad.
Cuando un corredor está operando sin cumplir, y particularmente si usted es parte de la tubería de desembolso de comisiones a ese corredor, tanto los departamentos estatales de seguros como FINRA pueden inclinarse a penalizar a cualquier aseguradora o MGA/MGU que haya sido responsable de la supervisión. Si bien los DOI estatales generalmente adoptan un enfoque más educativo para los problemas de cumplimiento, las líneas variables negocian el riesgo de cumplimiento porque FINRA, y, en última instancia, la SEC, no son particularmente indulgentes.
Como se indicó anteriormente, una parte considerable de las quejas de FINRA provienen de consumidores molestos por las ventas de líneas variables. Si tal queja es el resultado de un corredor de valores que dio un mal consejo después de no cumplir (perder créditos de educación continua o no tener una licencia válida de la Serie 6 o la Serie 7, por ejemplo), los operadores que permiten tales ventas pueden ser culpables.
Para asegurarse de estar protegido contra estos riesgos, debe proporcionar un mantenimiento de cumplimiento continuo de su fuerza de intermediarios en puntos clave del ciclo comercial. No es que los corredores con licencia completa no puedan tener un desempeño deficiente o inducir quejas de los consumidores. Es solo que su responsabilidad se dispara si lo hacen con problemas de cumplimiento que debería haber conocido.
Para los operadores que tienen un software de cumplimiento normativo para mantener el seguimiento, sus datos de cumplimiento se sincronizan con las fuentes de verdad de FINRA y NIPR para mantener la precisión y la integridad. Sin embargo, incluso entre las organizaciones con este nivel de acceso a los datos de cumplimiento correctos, todavía hay dos escuelas de pensamiento. Algunas compañías de seguros tienen tecnología que factura por sincronización, lo que significa que el equipo de cumplimiento puede estar atrapado en una cadencia de solo sincronizar datos periódicamente: mensualmente, trimestralmente o según sea necesario. Otros operadores usan soluciones de cumplimiento normativo que les permiten sincronizar datos a una tarifa mensual fija que mantiene su ecosistema de datos actualizado todos los días.
Independientemente de la solución tecnológica a la que se suscriba, de forma continua, debe validar los datos de su corredor de las siguientes maneras:
- Verificar la licencia, el registro y los nombramientos adecuados antes de los pagos de comisiones. Las mayores multas y sanciones se derivan de infracciones de comisiones, y con los socios tecnológicos y los procedimientos de cumplimiento adecuados, puede detener estas infracciones antes de que sucedan.
- En periodos de renovación de licencias. Si bien la responsabilidad final de la renovación recae en el corredor individual, desea poder evitar que vendan en cualquier momento en que queden descalificados.
- Haga un seguimiento de la educación continua y la capacitación de productos. Los corredores de líneas variables tienen requisitos más precisos que la población general de productores para la capacitación en productos y la educación continua en la mayoría de los estados. En una era de mayor escrutinio sobre las ventas de rentas vitalicias, estas no son negociables cuando se trata de garantizar un entorno de ventas compatible.
- Renovar citas de transportistas. Algunos estados no requieren citas y otros no requieren renovaciones de citas, pero la mayoría de los estados requieren algún tipo de renovación, anual o bienal.
Actualmente, muchos operadores y MGA/MGU renuncian a estos controles porque carecen del software de soporte. Pero, con las soluciones de cumplimiento basadas en la nube que tienen integraciones tecnológicas sólidas, puede mostrar datos de registro y licencia para sus corredores en su ecosistema existente.
En su estado actual, es posible que tenga varios equipos que tendrían que hacer clic en varios sistemas y probablemente también en hojas de cálculo para encontrar la información necesaria para validar la licencia y la información de registro antes del pago de una comisión. (Es probable que este proceso engorroso sea el culpable de por qué más operadores actualmente no están adoptando un enfoque proactivo para la validación previa a la comisión del corredor). Sin embargo, considere los ahorros de costos en las sanciones regulatorias. y tiempo del personal si su sistema de comisiones y su sistema de cumplimiento hablaran entre sí, por lo que las comisiones de líneas variables solo se pagarían a un corredor si su licencia y registro fueran válidos durante ese período de tiempo?
Cómo terminar una relación de corredor
Tal vez un corredor se jubila. O tal vez no han escrito una póliza bajo su compañía durante el último año y no desea pagar la renovación de una cita (temporadas de renovación de citas, amirite?). O quizás están involucrados en travesuras desagradables.
Esencialmente, los transportistas que deben rescindir una cita y dar de baja a un productor tienen dos responsabilidades. Puede haber más para desenredar en la relación dependiendo de su acuerdo, pero, nuevamente, esto es específicamente con respecto a la gestión de cumplimiento del corredor:
- Notifique al corredor por escrito de su intención de rescindir su acuerdo y nombramiento. Muchos estados requieren un aviso de terminación por escrito, por lo que es algo de lo que querrá mantener un registro.
- Terminar la cita del transportista con los estados, indicando causa en caso de ser necesario. Algunos estados exigen que los operadores cancelen por causa, en cuyo caso deberá comprender las diferentes causas de cancelación permitidas. Otros estados están bastante contentos con solo un nombre y una fecha.
- Reporte cualquier posible violación al estado o FINRA. Si está despidiendo a un corredor por una causa, deberá informar cualquier actividad ilegal o poco ética a las autoridades de seguros y valores.
Por qué es importante la gestión del cumplimiento de los corredores de líneas variables
Ciertamente, hay otras cosas con las que un transportista tiene que lidiar. Marketing, suscripción, creación de pólizas actuariales, pago de reclamaciones, pagos de comisiones, administración de pólizas, creación de relaciones con los clientes: cada uno es una parte fundamental de la misión de los seguros. Pero una buena gestión del cumplimiento de los brókeres respalda estos otros servicios porque, fundamentalmente, el incumplimiento podría descarrilar su otro trabajo. Seguir los estándares regulatorios es fundamental para poder operar el resto de su negocio.
Además de las obvias advertencias reglamentarias de “sin corredores autorizados, no puede vender seguros de líneas variables legalmente”, una buena experiencia de administración del ciclo de vida de los corredores también permite que su gente haga lo que hace, vender pólizas de líneas variables, de manera más eficiente. Menos tiempo dedicado a volver a ingresar información y rastrear datos repetidos o papeleo significa más tiempo frente a los clientes, y más satisfacción con su negocio y más retención (de clientes y corredores) al final.
AgentSync Manage’ ofrece soporte de seguro variable mejorado que unifica los datos de FINRA y NIPR en un solo perfil, proporcionando una vista consolidada de la elegibilidad del corredor para la toma de decisiones informada, la incorporación acelerada y el cumplimiento.
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Agencias